Keuntungan Data Capture

Pernahkah membayangkan untuk menjadikan dokumen cetak (hardcopy) menjadi file di komputer dengan cepat, akurat serta aman?. Sekarang ini, sangatlah mungkin dan mampu sekali dengan hadirnya RDS yang merupakan jasa data capture terbaik yang mampu mengkonversi dokumen cetak menjadi file dokumen di komputer dengan tingkat keakuratan sangat tinggi, aman serta terjaga kerahasiaan dokumen yang diberikan. Mampu mengkonversi dokumen cetak baik hasil tulisan tangan maupun hasil cetak komputer dengan proses yang canggih dengan pemindaian (scanning).

Keuntungan tentu saja didapatkan dengan adanya file komputer hasil konversi dokumen cetak sehingga bersifat dokumentasi yang didapatkan. Memberikan kemudahan untuk setiap pekerjaan tentunya dengan file di komputer sangat ringan untuk dibawa ke mana saja dan kapan saja mampu di akses dengan mudah. 

Ada beberapa keunggulan dari hasil data capture file di komputer di antaranya.

1. Dokumen sangat mudah untuk digandakan

Dengan file digital di komputer sangat mudah sekali untuk digandakan dengan fasilitas copy paste di komputer dengan hanya hitungan menit saja tergantung dari besar kapasitas file itu sendiri. Tidak seperti dokumen cetak membutuhkan tahapan yang cukup melelahkan untuk digandakan di poto copy dengan waktu yang yang relatif lama belum lagi untuk membuat covernya.

2. Mudah untuk dibagikan

Dokumen dalam bentuk digital sangat mudah untuk dibagikan. Mampu didistribusikan secara cepat dengan berbagai metode seperti memanfaatkan file sharing di komputer dan menggunakan fasilitas internet dengan mengirimkan melalui e-mail dengan jarak yang jauh sekalipun. Berbeda halnya dengan dokumen cetak yang tentunya membutuhkan jasa kurir untuk digandakan, kemudian dibagikan ke tempat yang jauh dengan waktu yang lama.

3. Dapat diakses oleh beberapa orang

Dengan memanfaatkan jaringan komputer data file digital di komputer sangat mudah diakses oleh berbagai orang sekaligus walaupun berada jarak yang jauh dari lokasi.

4. Keamanan yang ketat

Untuk mengamankan suatu dokumen cetak tentu saja dibutuhkan wadah khusus yang terkunci rapat dan membutuhkan ruang khusus yang diberikan. Berbeda halnya dengan file di komputer, keamanan bisa dijaga dengan menggunakan password terhadap file tersebut dan keamanan akan terjamin. Belum lagi dengan menggunakan fasilitas backup di komputer sehingga tidak takut akan kehilangan.

5. Mempermudah pencarian

Menggunakan fasilitas searching di komputer sangat mudah sekali dalam mengakses berbagai halaman hanya dalam hitungan detik saja. Tentu saja sangat berbeda dengan dokumen cetak yang membutuhkan waktu lama untuk mencari kata kunci atau beberapa tulisan dengan waktu yang relatif lama untuk membuka halaman demi halaman.